Thermische bonnen

Inmiddels heeft het grootste deel van de winkels een kassa met een thermische kassabonnen-printer. Dit betekent dat bij het afdrukken van de kassabon geen gebruik meer gemaakt wordt van een (vaak lawaaiige) printer die print op basis van inkt of toner. Het nadeel van deze thermische kassabonnen is dat ze na enige tijd en/of onder invloed van warmte (bijvoorbeeld als u de bon in uw broekzak of in een warme auto bewaart) vervaagt, danwel helemaal zwart wordt.

Bijna iedere ondernemer koopt wel eens iets bij een winkel/leverancier waar men gebruik maakt van thermische kassabonnen. Op zich is daar niets op tegen, het probleem schuilt echter in de bewaar- en bewijsplicht die u als ondernemer heeft ten aanzien van de door uw onderneming gemaakte kosten. Hiervoor moet u ook 5 jaar na aanschaf ook nog gebruik kunnen maken van de informatie die op deze thermische kassabon staat, denk hierbij aan een boekencontrole van de Belastingdienst waarbij de controlerende ambtenaar bepaalde aanschaffen/kosten zal willen controleren.

Indien u kort nadat u in het bezit de juiste maatregelen heeft genomen, zal dit geen probleem opleveren. Heeft u dit niet gedaan en bent u niet meer in het bezit van een leesbaar bewijsstuk, dan kunt u een probleem hebben. De Belastingdienst heeft namelijk laten weten dat het vervagen van een kassabon als gevolg van de gebruikte techniek geen reden is voor het verminderen/vervallen van de bewijslast. Met andere woorden: het is uw probleem als de kassabon niet meer leesbaar is en waarschijnlijk zullen de (niet meer leesbare) kosten als privé-onttrekking worden gecorrigeerd door de controlerend ambtenaar.

Hieronder treft u enige waarschuwingen aan voor het bewaren en leesbaar houden van thermische kassabonnen:

  • Bewaar de kassabonnen niet in plastic hoesjes, door de weekmakers in de hoesjes zullen de bonnen sneller vervagen. (Dit geldt ook voor het gebruik van plakband!)
  • Bewaar de kassabonnen ook niet in lederen portefeuilles of portemonnees, de stoffen die gebruikt worden bij het prepareren en looien van het leer zullen inwerken op de bonnen waardoor deze snel zullen vervagen.
  • Door blootstelling aan dag- en/of kunstlicht vervagen de bonnen eveneens. De bonnen kunt u dus het beste in het donker in een ordner of bijvoorbeeld een enveloppe bewaren.

Wilt u helemaal zeker zijn dat u niet voor verrassingen komt te staan, maak dan een kopie van de bon en bewaar deze bij de kassabon. Zo kunt u bij een controle aantonen dat er een originele bon is (die wellicht niet meer geheel leesbaar is), maar dat u door middel van een leesbare kopie toch aannemelijk kunt maken welke kosten er op de kassabon vermeld waren.

Overigens geldt het bovenstaande niet alleen voor een controle door de Belastingdienst, ook bij het aanspraak maken op garantie kan het hebben van een leesbare kopie zijn nut bewijzen!

Meer informatie?

Wilt u meer weten over het onderwerp op deze pagina of de dienstverlening van Bimati in het algemeen? Bel of mail ons dan vrijblijvend, of vul onderstaand contactformulier in.